Документы для участия в закупке: что собрать по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Перед первой закупкой список документов обычно представляют толстой папкой: устав, выписки, справки, копии, и всё это надо успеть отсканировать к сроку. В электронных закупках по 44-ФЗ папка заметно тоньше. Состав заявки задан законом и закрыт, а большую часть сведений о компании заказчику отправляет площадка.

Заявку удобно представлять как перелёт. Часть вещей едет сданным багажом: её оформляют заранее, и к заказчику она приезжает отдельно от заявки. В ручную кладь, то есть в саму заявку, кладут только то, что нужно для этого рейса.

Где закон перечисляет документы

По 44-ФЗ состав заявки задаёт часть 1 статьи 43. В ней пять пунктов: информация и документы об участнике, предложение по объекту закупки, предложение о цене контракта или о сумме цен единиц товара, работы, услуги и документы по запретам, ограничениям и преимуществам статьи 14, если извещение их устанавливает.

Часть 3 закрывает список: требовать от участника другие сведения и документы, кроме названных в частях 1 и 2, нельзя. Если извещение просит бумагу, которой в статье 43 нет, требование спорное, и разбираться с ним лучше до подачи заявки.

Что площадка берёт из ЕИС сама

Сведения об участнике разбиты на подпункты от «а» до «р». Большая часть описывает саму компанию: наименование, данные руководителя, ИНН членов исполнительных органов и участников, которым принадлежит больше 25 процентов долей или акций, адрес, ИНН и КПП, выписка из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), декларации для учреждений уголовно-исполнительной системы, организаций инвалидов и социально ориентированных НКО.

Сданным багажом едут подпункты с «а» по «л». При электронной процедуре участник их в заявку не включает, их направляет заказчику оператор площадки через единую информационную систему, ЕИС. Туда они попадают при регистрации: сведения о зарегистрированных участниках вносятся в единый реестр участников закупок.

Оператор отправляет эти сведения «по состоянию на дату и время их направления». Сменился директор или адрес, а запись в ЕИС осталась прежней — заказчик увидит прежнюю. Поэтому данные регистрации держат актуальными.

Регистрацию в ЕИС и доступ к площадкам мы разбирали в статье «Как подать заявку на участие в закупке».

Что готовят под каждую закупку

Из сведений об участнике в заявку вы сами кладёте только пять подпунктов, с «м» по «р». К ним добавляются предложение по объекту закупки и цена.

• Решение об одобрении крупной сделки — подпункт «м». Нужно, если для вашей компании крупной сделкой будет контракт или внесение денег в обеспечение заявки либо исполнения контракта, а такое решение требуют закон или устав.
• Документы о соответствии требованиям законодательства к исполнителю — подпункт «н». Он отсылает к пункту 1 части 1 статьи 31: это требования к тем, кто поставляет такой товар, выполняет такую работу или оказывает такую услугу. Если сведения о вас есть в открытых государственных реестрах, документы можно не включать, но тогда в заявке нужна декларация из подпункта «о». Вторую часть подпункта, о дополнительных требованиях, в электронную заявку не кладут — о ней ниже.
• Декларация о соответствии единым требованиям — подпункт «о», пункты 3–5 и 7–11 части 1 статьи 31. Среди этих требований: компания не ликвидируется и не признана банкротом, деятельность не приостановлена, нет недоимки больше 25 процентов балансовой стоимости активов, у руководителя, членов исполнительного органа и главного бухгалтера нет судимости за экономические преступления, нет конфликта интересов с должностными лицами заказчика, компания не офшорная и не иностранный агент. Если сведения есть в открытых реестрах, в декларацию можно добавить и соответствие пункту 1 с адресом сайта.
• Реквизиты счёта, на который заказчик будет платить по контракту, — подпункт «п». Не нужны, если по закону такой счёт открывают после заключения контракта.
• Документы о квалификации — подпункт «р», только в электронном конкурсе с таким критерием оценки. Если их нет, заявку из-за этого несоответствующей не признают.
• Характеристики товара, товарный знак, если он есть, и страна происхождения — когда закупают товар, в том числе тот, что вы ставите при выполнении работ и оказании услуг.
• Документы о соответствии товара, работы или услуги требованиям законодательства — только если их требует извещение. Документы, которые по закону передаются вместе с товаром, заказчик требовать не вправе.
• Предложение о цене контракта или о сумме цен единиц.
• Документы по статье 14, если в извещении стоит запрет, ограничение или преимущество. Их отсутствие обходится дорого: заявку приравнивают к предложению иностранных товаров, работ или услуг.

Подпункты «н», «о» и «р» действуют в редакции с 1 января 2026 года, поэтому свой старый список документов стоит сверить с действующим текстом статьи. С той же даты в статье 43 есть часть 12: за недостоверные сведения и документы, включённые в заявку, отвечает участник.

Документы по дополнительным требованиям отправляют заранее

Отдельным багажом едут документы по дополнительным требованиям из частей 2 и 2.1 статьи 31. Правительство вправе установить их для отдельных видов закупок: финансовые ресурсы, оборудование, опыт, специалисты. А если начальная цена контракта 20 млн рублей и больше и правительство не установило для этой закупки свои требования, требование об опыте ставит сам заказчик: за три года до подачи заявки участник должен исполнить контракт или договор по 223-ФЗ стоимостью не меньше 20 процентов начальной цены и заплатить неустойки, если их предъявляли.

В электронную заявку их не включают. Их заранее отправляют оператору площадки по каждому виду товаров, работ или услуг, и оператор в течение пяти рабочих дней решает, размещать ли их в реестре участников, аккредитованных на площадке, откуда они и уходят к заказчику. Если документов в реестре нет, площадка возвращает заявку не позднее часа после её получения.

Эти пять рабочих дней надо заложить в план до срока подачи заявок. В аэропорт тоже можно приехать к закрытию регистрации, только багаж тогда уже не примут.

Обеспечение заявки

При конкурентных способах заказчик обязан установить обеспечение заявки и вправе его не ставить, только если начальная цена контракта не превышает 1 млн рублей. Размер — от 0,5 до 1 процента начальной цены, если она до 20 млн рублей включительно, и от 0,5 до 5 процентов, если выше. Способ выбирает участник: деньги или независимая гарантия, которая действует не меньше месяца с даты окончания срока подачи заявок.

По 223-ФЗ список пишет заказчик

В закупках по 223-ФЗ единого перечня, как в статье 43, нет. Заявку готовят по требованиям к содержанию, оформлению и составу, которые заказчик указал в документации о закупке по своему положению о закупке, а в запросе котировок в электронной форме форму заявки задаёт извещение. Поэтому для двух заказчиков одна компания может собрать разные комплекты, и оба будут правильными. Изменить или отозвать заявку по 223-ФЗ можно до конца срока подачи.

Строже устроены электронные закупки, где участвовать могут только субъекты малого и среднего предпринимательства, — статья 3.4. Требовать в заявке то, чего нет в частях 19.1 и 19.2, заказчик не вправе. Часть 19.1 перечисляет 13 пунктов, от сведений о компании и документа о полномочиях до предложения о цене договора.

Заявка на конкурс и запрос предложений состоит из двух частей и предложения о цене, на аукцион — из двух частей. В первой части — предложение по предмету закупки. Во второй — сведения о компании, документы о соответствии, решение о крупной сделке, сведения об обеспечении, декларация и документы о соответствии предмета закупки, причём декларацию подают средствами площадки.

Где взять точный список под закупку

Конкретный комплект под закупку задаёт извещение: требования к участникам заказчик указывает в нём и в документации о закупке, если она есть, — так велит часть 5 статьи 31. Перед сборкой мы обычно смотрим в нём четыре места: требования к участникам, включая дополнительные и отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков, если заказчик его установил; документы по предмету закупки; условия по статье 14; размер обеспечения. По 223-ФЗ к ним добавляется документация о закупке целиком.

Коротко

• По 44-ФЗ состав заявки задаёт часть 1 статьи 43, требовать сверх неё заказчик не вправе.
• В электронной процедуре сведения из подпунктов с «а» по «л» приходят к заказчику из ЕИС, поэтому данные регистрации держат актуальными.
• Под каждую закупку готовят подпункты с «м» по «р», предложение по объекту и цену.
• Подтверждение дополнительных требований отправляют на площадку заранее: оператор рассматривает их в течение пяти рабочих дней.
• По 223-ФЗ список задаёт заказчик, а в закупках только для малого и среднего бизнеса — в пределах частей 19.1 и 19.2 статьи 3.4.